Betrokkenheid aan tafel: Aandachtspunten voor een gezonde vergadercultuur

Door Boukje van der Pant op 4 juli 2017

Introductie

We vergaderen ons suf. Letterlijk. Want veel vergaderen betekent vermoeidheid en een hoge werkdruk. Maar we kunnen niet zonder.

Aan de slag

Met deze tips plan jij vergaderingen die jouw collega’s (actief) willen bijwonen:

Verminder het aantal vergaderingen, bevorder samenwerking.

Laat zo min mogelijk deelnemers toe tot een vergadering. Voor actieve(re) deelname.

Bereid vergaderingen goed voor. Benoem en train de gespreksleider, stuur een volledige agenda (die ook helemaal wordt doorgesproken), maak notulen en start/eindig de vergadering op tijd.

Start de vergadering om op z’n vroegst 10:00u.

Initieer de vergadering met een tijdslimiet per agendapunt, bijvoorbeeld 10 of 30 minuten. Creëer een maatregel voor het geval de tijd wordt overschreden.

Boek een vergaderruimte waar medewerkers zich thuis voelen.

Houdt vergaderingen strikt zakelijk. Plan aanvullend (informele) activiteiten waarbij het vergroten van de betrokkenheid in het (project)team centraal staat zodat vriendschappen kunnen ontstaan. Bijvoorbeeld met sport (ontdek de voordelen van dans) of een boeken- en/of eetclub.

Maak een vergaderen aantrekkelijk. Leg bijvoorbeeld eens kleurpotloden neer in creatieve vergaderingen of voeg een leuk agendapunt toe.

Wissel regelmatig van locatie. Spreek eens af bij de non-profitorganisatie die door het bedrijf wordt gesteund, in een hippe koffietent of maak een wandeling.

****

Leiders houden ichzelf én anderen bevlogen. Wanneer start jij? #naarmorgen